Wat is een A1-verklaring?

Een A1-verklaring, officieel Portable Document A1, is een bewijs van de socialezekerheidswetgeving die op jou van toepassing blijft wanneer je grensoverschrijdend werkt. Het document voorkomt dat twee landen tegelijk sociale premies van je verlangen. Voor Nederlandse zelfstandigen wordt de verklaring afgegeven door de Sociale Verzekeringsbank.

De A1 bepaalt dus niet waar je inkomstenbelasting betaalt. Zij zegt ook niets over btw, inschrijving bij een buitenlandse instantie, verblijfsrecht of een eventueel werkvisum. Daarvoor gelden aparte regels. De verklaring beantwoordt één hoofdvraag: onder welk socialezekerheidsstelsel val je tijdens je buitenlandse werkzaamheden?

Heb je bij iedere workation een A1 nodig?

Niet iedere vakantie waarop je één zakelijke e-mail beantwoordt, is automatisch een formele buitenlandse werkperiode. Maar plan je vooraf om vanuit het buitenland opdrachten uit te voeren, uren te schrijven, klanten te spreken of nieuw werk aan te nemen, behandel het verblijf dan als tijdelijk werken over de grens. Binnen de EU is de hoofdregel dat je maar onder de socialezekerheidswetgeving van één land valt. Een A1 maakt zichtbaar welk land dat is.

De Europese informatie voor zelfstandigen gaat ervan uit dat je vóór tijdelijk werk in een andere lidstaat bij de bevoegde instantie van je gewone werkland een A1 aanvraagt. Voor een Nederlandse zzp’er is dat de SVB. Het is daarom onverstandig om zelf te concluderen dat een korte periode nooit relevant is. Een opdrachtgever, arbeidsinspectie, evenementorganisator of lokale instantie kan naar het bewijs vragen.

Wanneer past tijdelijke detachering bij een zzp’er?

Ook een zelfstandige kan zichzelf tijdelijk naar een ander land ‘detacheren’. Dat betekent niet dat je werknemer van je eigen bedrijf wordt. Het is de Europese term voor een tijdelijke verplaatsing van werkzaamheden waarbij je onder voorwaarden aangesloten blijft bij het stelsel van het land waar je normaal werkt.

Voor zelfstandigen zijn vooral deze punten van belang:

• Je werkt normaal gesproken als zelfstandige in Nederland.
• Je buitenlandse werkzaamheden zijn tijdelijk.
• De activiteiten in het buitenland zijn vergelijkbaar met je gewone werkzaamheden in Nederland.
• Je onderneming blijft in Nederland bestaan en je kunt na terugkeer je werkzaamheden voortzetten.
• Je blijft voldoen aan de voorwaarden die horen bij zelfstandig ondernemerschap.

Een tekstschrijver die zes weken vanuit Italië voor dezelfde Nederlandse klanten werkt, zit bijvoorbeeld dichter bij tijdelijke detachering dan iemand die naar Italië verhuist, daar een kantoor opent en voortaan vooral lokale klanten bedient. In die tweede situatie kan sprake zijn van vestiging in een ander land in plaats van tijdelijk werken.

Hoe lang kan een A1 voor tijdelijk werk gelden?

Bij tijdelijke werkzaamheden binnen de EU kan een A1 in beginsel voor maximaal 24 maanden worden afgegeven. Dat maximum betekent niet dat iedere aanvraag automatisch voor twee jaar wordt goedgekeurd. Je vermeldt de werkelijke begin- en einddatum van je buitenlandse werkperiode en de bevoegde instantie beoordeelt je situatie.

Een workation van twee weken en een opdracht van achttien maanden vallen dus niet onder exact dezelfde praktische beoordeling. Verwacht je dat het buitenlandse werk langer dan 24 maanden duurt, dan kan het stelsel van het werkland van toepassing worden. In bijzondere situaties kan een uitzondering worden aangevraagd, maar daarvoor moeten de betrokken autoriteiten instemmen.

Werken in één land of in meerdere landen

De regels voor één tijdelijke werkperiode in één land verschillen van de regels voor structureel werken in meerdere landen. Reis je bijvoorbeeld het hele jaar door tussen Nederland, België en Spanje en werk je in elk land, dan is dat niet simpelweg één detachering. De SVB moet dan beoordelen waar je een substantieel deel van je activiteiten uitvoert en waar het centrum van je werkzaamheden ligt.

Vermeld daarom bij je aanvraag eerlijk of het om één tijdelijke locatie gaat of om een terugkerend patroon. Een A1 die is afgegeven voor een andere feitelijke situatie geeft je niet automatisch zekerheid wanneer je werkpatroon verandert.

Hoe vraag je als zzp’er een A1-verklaring aan?

Een Nederlandse zelfstandige vraagt de A1 aan bij de SVB. Begin ruim vóór vertrek. De SVB geeft aan dat de afhandeling tot acht weken kan duren. Wacht dus niet tot je al in het buitenland zit of totdat een opdrachtgever plotseling om het document vraagt.

1. Leg de exacte landen en geplande begin- en einddata vast.
2. Beschrijf welke werkzaamheden je in Nederland uitvoert en welke je tijdelijk in het buitenland gaat doen.
3. Verzamel gegevens over je onderneming, opdrachtgevers en Nederlandse activiteiten.
4. Vraag de verklaring via de SVB aan en bewaar de ontvangstbevestiging.
5. Controleer na ontvangst of land, periode en persoonsgegevens kloppen.
6. Bewaar de A1 digitaal en neem een makkelijk toonbare kopie mee.

De SVB kan aanvullende informatie vragen. Een KVK-inschrijving alleen bewijst niet automatisch dat je normaal als zelfstandige in Nederland werkt. Je feitelijke bedrijfsactiviteiten zijn bepalend. Zorg daarom dat je administratie, opdrachten en planning het verhaal van een tijdelijke buitenlandse periode ondersteunen.

Voor welke landen gebruik je een A1?

De A1 wordt gebruikt binnen de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte en Zwitserland. Voor sommige landen buiten dit gebied heeft Nederland een socialezekerheidsverdrag. Dan kan een vergelijkbare ‘certificate of coverage’ worden afgegeven. De voorwaarden verschillen per land.

Controleer de landeninformatie van de SVB voordat je boekt. Een populaire workationbestemming is niet automatisch administratief eenvoudig. Buiten de EU kunnen naast sociale zekerheid ook een werkvisum, lokale registratie en beperkingen voor zelfstandig werk een rol spelen.

Wat regelt de A1 niet?

De meest gemaakte fout is de A1 behandelen als één allesomvattende toestemming. Dat is zij niet. Controleer daarnaast ten minste:

• Inkomstenbelasting: het belastingverdrag en de feiten bepalen waar inkomen mag worden belast.
• Btw: plaats van dienst, type klant en soort dienst kunnen de btw-behandeling bepalen.
• Verblijfs- en werkrecht: buiten de EU kan werken tijdens een toeristisch verblijf verboden zijn.
• Lokale meldplichten: sommige landen verlangen vooraf een melding, ook bij tijdelijke dienstverlening.
• Beroepsregels: voor gereglementeerde beroepen kunnen aanvullende erkenningen gelden.
• Verzekeringen: aansprakelijkheids-, arbeidsongeschiktheids- en reisverzekeringen dekken werken in het buitenland niet altijd vanzelf.

Lees ook wat er fiscaal speelt bij werken in het buitenland als zzp’er. Wil je eerst bepalen of een land praktisch bij je past, gebruik dan de vergelijking met geschikte workationlanden voor zzp’ers.

Praktisch voorbeeld: zes weken werken vanuit Spanje

Stel: je woont en werkt normaal in Nederland als zelfstandig online marketeer. Je huurt zes weken een appartement in Spanje en blijft in die periode opdrachten uitvoeren voor je bestaande Nederlandse klanten. Je Nederlandse bedrijf blijft actief, je buitenlandse werkzaamheden zijn dezelfde als thuis en je keert daarna terug.

In zo’n situatie ligt tijdelijke detachering voor de sociale zekerheid voor de hand. Je vraagt vóór vertrek bij de SVB een A1 aan met de werkelijke periode en werkzaamheden. Tegelijk controleer je de Spaanse regels voor tijdelijke dienstverlening en verblijf. De A1 alleen beantwoordt niet de vraag of je in Spanje een melding moet doen of daar fiscale gevolgen kunt krijgen.

Checklist vóór je workation

Veelgestelde vragen over de A1 bij een workation

Bronnen: SVB – A1/certificate of coverage aanvragen, SVB – verzekerd blijven bij werk buiten Nederland, Your Europe – sociale zekerheid in het buitenland en Belastingdienst – tijdelijk in het buitenland werken.